NEXTERA

「規程集は立派にできているのに、誰も開いていない」「厳しいルールを作ったら、現場が勝手に抜け道を作り始めた」——そんな経験はありませんか。実はこれ、多くの会社で起きているごくありふれた現象です。 なぜ真面目に作ったルールほど、現場で無視されてしまうのか。そして、どうすれば「使われる規程」に変えられるのか。その仕組みと具体策を、実例を交えながら詳しく見ていきます。 なぜルールが守られなくなるのか たとえば「10万円以上の物品・サービス購入にはすべて役員決裁を要する」という購買管理規程を定めたとします。一見、無駄遣いや不正を防ぐ堅実なルールに見えます。しかし成長期の会社では、日々細かい発注が大量に発生します。その一つひとつに役員の判断を仰いでいたら、事業のスピードが著しく落ちてしまいます。 すると現場は次のような「抜け道」を編み出し始めます。 分割発注による決裁回避 ：15万円の資材を購入する際、あえて伝票を2枚に分け、それぞれ10万円未満に見せかけて自分の承認権限内で処理してしまう。 事後承認の常態化 ：先に発注・納品を進めてしまい、請求書を受け取った後になって「緊急対応だった」という理由で、過去の日付にさかのぼって決裁を通す。 こうした運用が一度や二度で終わればまだいいのですが、常態化すると「もっともらしい理由さえ付ければ、規程は破ってもかまわない」という空気が組織全体に広がっていきます。この状態が怖いのは、本当に見過ごしてはいけない不正の兆候までもが、「いつもの例外処理」の中に紛れ込んでしまい、内部統制としての機能を完全に失ってしまう点です。つまり、ガバナンスを強化しようとして厳格な条文を定めたことが、かえって会社を危険にさらすという皮肉な結果を招くわけです。 では、どうすればこの悪循環を断ち切れるのでしょうか。ここからは5つの具体策を紹介します。 解決策① ルールを3つの階層に分ける すべてのルールを1つの分厚い規則集に詰め込むのではなく、「規程（本則）」「細則」「要領・ガイドライン」という3階層に分離して設計します。それぞれ記載する内容の抽象度と、誰が改定を決められるか（改定権限）を明確に切り分けるのがポイントです。 ...